In breve
- Senza account le tue spese restano solo sul telefono: non le riceviamo.
- Con NotaSpese Cloud o un account aziendale spese, scontrini e profilo sono conservati su Google Cloud (Firebase) per sincronizzarli fra i dispositivi.
- Niente pubblicità, niente analytics, niente profilazione: non vendiamo né cediamo i tuoi dati.
- Puoi eliminare account e dati in qualsiasi momento dall'app, con effetto immediato.
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Leonardo Baggiani, contattabile all'indirizzo support@notaspese.cloud per qualunque richiesta relativa a questa informativa o ai dati trattati tramite NotaSpese.
A cosa si applica
Questa informativa riguarda l'app NotaSpese per iPhone e Android, la web app app.notaspese.cloud, le versioni dedicate alle aziende e questo sito. NotaSpese si può usare in tre modalità, che cambiano quali dati trattiamo:
- Sul dispositivo (Free): nessun account. Spese, scontrini, firma e profilo restano nella memoria dell'app sul telefono.
- NotaSpese Cloud: account personale. I dati vengono sincronizzati sul cloud per renderli disponibili su più dispositivi e sul web.
- Account aziendale: account assegnato da un'organizzazione, che ne gestisce l'accesso e alcune regole (vedi Account aziendali).
Quali dati trattiamo
| Categoria | Esempi | Quando |
|---|---|---|
| Account | Email, metodo di accesso (email e password, Google, Apple), stato di verifica dell'email, data di registrazione. La password è gestita da Firebase Authentication e non è mai conservata in chiaro. | NotaSpese Cloud e account aziendali |
| Profilo | Nome e cognome, sede di lavoro, veicolo, targa, tariffa chilometrica, firma. | Sempre sul dispositivo; nel cloud con un account |
| Spese | Data, categoria, importo, descrizione e dettagli, chilometri (calcolati e finali), ore extra, fotografie di scontrini e documenti di spesa. | Sempre sul dispositivo; nel cloud con un account |
| Percorsi | Indirizzi cercati, sede, tappe e luoghi del percorso usati per calcolare i chilometri. | Solo account aziendali con calcolo automatico dei km |
| Workspace | Modalità dell'account, appartenenza a un workspace aziendale, permessi assegnati (per esempio recupero ore o inserimento manuale dei km). | NotaSpese Cloud e account aziendali |
| Sicurezza | Attestazioni di integrità dell'app (App Check), esito della verifica anti-abuso alla registrazione (reCAPTCHA Enterprise), contatori di utilizzo e log tecnici con identificativi pseudonimizzati. | Quando usi funzioni che contattano i nostri server |
Non raccogliamo la tua posizione GPS, i contatti, l'audio del microfono, identificativi pubblicitari o dati di navigazione per finalità statistiche o di marketing. L'app non integra SDK di analytics, di pubblicità o di crash reporting.
Finalità e basi giuridiche
| Perché | Base giuridica (GDPR) |
|---|---|
| Fornirti l'app: registrare e consultare le spese, generare PDF ed Excel, sincronizzare i dati | Esecuzione del servizio che richiedi (art. 6.1.b) |
| Creare e gestire l'account, autenticarti, verificare l'email | Esecuzione del servizio (art. 6.1.b) |
| Calcolare i chilometri del percorso negli account aziendali abilitati | Esecuzione del servizio (art. 6.1.b) |
| Proteggere il servizio da abusi e accessi automatizzati, limitare l'uso eccessivo, diagnosticare malfunzionamenti | Legittimo interesse alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f) |
| Rispondere alle tue richieste di assistenza | Esecuzione del servizio (art. 6.1.b) |
| Adempiere obblighi di legge e difendere i nostri diritti | Obbligo legale (art. 6.1.c) e legittimo interesse (art. 6.1.f) |
Non usiamo i tuoi dati per pubblicità o profilazione e non li vendiamo né li cediamo a terzi per scopi commerciali.
La registrazione di un nuovo account è sottoposta a una verifica automatica anti-abuso: se il sistema riconosce un traffico automatizzato, la richiesta può essere rifiutata. In questo caso puoi riprovare più tardi o scriverci per una verifica manuale.
Account aziendali
Se usi NotaSpese con un account assegnato dalla tua organizzazione, è l'organizzazione a decidere come impiegare il servizio per le note spese dei propri dipendenti e collaboratori: per i dati del workspace aziendale agisce come titolare del trattamento, e NotaSpese li tratta per suo conto secondo le sue istruzioni. In particolare l'organizzazione:
- assegna e revoca l'accesso al workspace aziendale;
- concede permessi come il recupero ore o l'inserimento manuale dei chilometri;
- stabilisce per quanto tempo conservare le spese del workspace;
- riceve le note spese che le invii, che da quel momento gestisce in autonomia.
Quando l'accesso aziendale viene revocato, l'account NotaSpese viene eliminato. Le spese aziendali già registrate e i relativi scontrini restano invece nel workspace dell'organizzazione, associati al solo nome e cognome (non all'email), e seguono i tempi di conservazione da lei stabiliti. Per richieste su questi dati puoi rivolgerti alla tua organizzazione oppure a noi: ti aiuteremo a inoltrarle.
Un account è personale oppure aziendale, mai entrambi: le due modalità restano separate.
Dove sono conservati i dati
- Sul dispositivo: nella memoria privata dell'app. In modalità Free è l'unico posto in cui si trovano le tue spese. Anche i documenti PDF ed Excel vengono sempre generati sul dispositivo.
- Nel cloud, con NotaSpese Cloud o un account aziendale: su Google Cloud tramite i servizi Firebase (database Cloud Firestore e archivio Cloud Storage per scontrini e firma). Le funzioni server che elaborano le operazioni sensibili girano nella regione Google Cloud di Milano (europe-west8).
Per quanto tempo li conserviamo
| Dati | Conservazione |
|---|---|
| Modalità sul dispositivo | Finché non li elimini tu: cancellando le spese, reinizializzando l'app o disinstallandola. |
| NotaSpese Cloud | Per tutto il tempo in cui il servizio è attivo. Vengono cancellati subito se passi a Free o elimini l'account. |
| Account registrato e non attivato | Eliminato automaticamente dopo 7 giorni dalla registrazione. |
| Workspace aziendale | Secondo il periodo scelto dall'organizzazione (45, 60, 90, 180 o 365 giorni dalla data della spesa, oppure senza scadenza). Se l'organizzazione non ha scelto un periodo, non viene cancellato nulla in automatico. |
| Log tecnici e di sicurezza | Per il tempo necessario alla sicurezza e alla diagnosi, secondo i cicli ordinari dell'infrastruttura. |
| Copie di sicurezza dell'infrastruttura | Sovrascritte nei cicli ordinari dei fornitori, entro un massimo di 30 giorni. |
Il cloud serve a far funzionare il servizio e a sincronizzare i dispositivi, non è un archivio a lungo termine: conserva i documenti PDF ed Excel che generi con la periodicità di cui hai bisogno, per esempio a fine mese.
Fornitori e destinatari
Ci appoggiamo ai seguenti fornitori, che trattano i dati per nostro conto e solo nei limiti necessari a fornire il servizio:
| Fornitore | Uso |
|---|---|
| Google — Firebase | Authentication (accesso), Cloud Firestore (spese, profilo e impostazioni), Cloud Storage (scontrini e firma), Cloud Functions (operazioni lato server), Hosting (sito e web app), App Check (integrità dell'app). |
| Google — reCAPTCHA Enterprise | Verifica anti-abuso alla registrazione e protezione della web app. |
| Google — Play Integrity · Apple — App Attest e DeviceCheck | Attestazione che le richieste arrivino dall'app autentica. |
| Google — Maps Platform | Ricerca degli indirizzi e calcolo del percorso negli account aziendali abilitati. Le richieste partono dai nostri server: Google riceve i luoghi cercati, non la tua email. |
| Google Sign-In · Sign in with Apple | Accesso con account Google o Apple, solo se scegli questi metodi. |
Quando usi Invia all'azienda o condividi un documento, l'email o la condivisione passano dalla tua app di posta o dall'app che scegli, con il tuo account: NotaSpese non riceve né conserva una copia di quei messaggi. Il download dell'app tramite i canali di Apple e Google (per esempio TestFlight durante la beta) è regolato dalle loro informative.
Possiamo comunicare i dati alle autorità solo se richiesto dalla legge.
Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I servizi di Google e Apple possono comportare il trattamento di alcuni dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In questi casi il trasferimento è coperto dagli strumenti previsti dal GDPR, come la decisione di adeguatezza sull'EU-US Data Privacy Framework e le clausole contrattuali standard adottate da questi fornitori.
Sicurezza
- Tutte le comunicazioni con i nostri sistemi sono cifrate (HTTPS/TLS).
- Le regole di accesso garantiscono che ogni utente legga e modifichi solo le proprie spese, i propri scontrini e la propria firma.
- L'accesso ai dati cloud richiede un indirizzo email verificato.
- App Check, verifica anti-abuso e limiti di utilizzo proteggono le funzioni server da richieste non autorizzate o automatizzate.
- Le chiavi dei servizi a pagamento, come Google Maps, restano sui server e non raggiungono mai l'app.
- L'area amministrativa è riservata a ruoli assegnati lato server e mostra i dati necessari a gestire gli account, non il contenuto delle tue spese.
Permessi dell'app e cookie
L'app chiede l'accesso alla fotocamera e alle fotografie solo per allegare gli scontrini, e l'accesso ai file solo quando scegli un backup da ripristinare. Non chiede l'accesso a posizione, microfono o contatti.
Questo sito non usa cookie né strumenti di tracciamento. La web app usa la memoria del browser solo per mantenere l'accesso e far funzionare l'applicazione; reCAPTCHA Enterprise, usato per proteggerla, può memorizzare informazioni tecniche di sicurezza.
I tuoi diritti
Puoi chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, e puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Molte di queste operazioni le puoi fare da solo nell'app:
- Rettifica: modifica spese e profilo direttamente nell'app.
- Portabilità: crea un backup .zip con spese, profilo, scontrini e firma, oppure esporta i documenti PDF ed Excel.
- Cancellazione: elimina l'account e tutti i dati, cancella solo i dati cloud passando a Free, oppure reinizializza l'app. La procedura è descritta nella guida all'eliminazione dei dati.
Per tutto il resto scrivi a support@notaspese.cloud: rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
Minori
NotaSpese non è pensato per chi ha meno di 14 anni. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali senza il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, scrivici e li rimuoveremo.
Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa, in particolare durante la fase beta. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina; le modifiche sostanziali ti verranno comunicate tramite l'app.
Per qualsiasi domanda scrivi a support@notaspese.cloud.